公開直前にあわてないために

遅れる原因は制作作業よりも社内承認

いつも、最初は余裕のあるスケジュールを立てたとしても、段取り良く進むことなど、めったにありません。ちょっとした更新でも、公開日が迫っているのに、作業が遅れてページがアップできないことなどよくあるのではないでしょうか?

外部の制作会社の作業の遅れだけでなく、素材の手配や原稿の準備に時間がかかったりすることもあります。しかしそれは織り込み済み。ある程度なら吸収できるはずです。公開日に影響するような致命的な遅れの原因は、作業ではなく「承認」にある場合が多いのです。

スケジュールの中には、必ず社内の承認を得るポイントがあります。しかも、上司や忙しい関係者のタイミングを合わせるだけでも大変です。その上すんなり通ることはまれで、ほとんどの場合は修正の指示が入ります。

1日の作業の遅れが、2週間も進行を止めてしまったこともあります。上司が出張でデザインの確認がとれなくなったのです。予め上司の予定を把握しておけば防げたことですが、それも後の祭なのです。デザイナーをいくら急かしても、その遅れを取り戻せるものではありません。どうしても間に合わせたいと、人手を追加すれば当然コストもかさみます。

承認日を起点に逆算する

多くの担当者が、作業にかかる日数を足し算してスケジュールを組んでいますが、それではうまくいきません。公開日を守るためには、あらかじめ関係者の予定を把握して、スムーズに承認がとれるようなスケジュールを組まなければならないのです。その秘訣は、足し算ではなく、引き算にあります。最終ゴールだけでなく「承認日」という複数のポイントから逆算するのです。

まず最初に、公開日までに、誰に何回承認が必要かハッキリさせましょう。上司や関連部署の担当者、時には社長の承認が必要な場合もあります。偉い人ほど忙しいから、早めのセッティングが不可欠です。

承認日が決まったら、承認のための資料を準備します。デザインはもちろん、コンセプトや内容を分かりやすく説明する資料も必要です。資料の締め切りは、遅くても承認日の前日の朝です。当たり前のようでも、前日までにすべての作業を終了するのは大変です。しかしきちんと説明の準備できないと、余計な修正個所が増え、公開日を守ることが難しくなるかもしれません。

特にお偉方を集めた会議が必要な時は、要注意です。作業時間は努力で短縮できるかもしれませんが、人のタイミングを外したら、次にいつ確保できるかわかりません。もちろん無事承認された場合も、修正ゼロということは滅多にないので、修正作業の時間を折り込んでおくのも忘れずに。

承認日のスケジュールが守れれば、公開日の大幅な遅れや、直前の大掛かりな修正は回避できます。またデザイナーも必要な時間をかけて、いいデザインを上げることができるでしょう。上手なスケジュールを組める、段取り上手なWeb担当者になってください。

スケジュールは時間単位で

締め切りを守っていても、スケジュールが遅れることがあります。例えば、提出のタイミングがその日の朝か夕方かの違いで、次の作業が1日ズレてしまいます。担当者は遅くても、18時までには届くだろうと考えていても、残業も辞さない外部デザイナーからすれば、1日の終わりは23時59分かもしれません。この積み重ねは、スケジュールを遅らせるだけでなく、お互いにとって大きなストレスになります。

スケジュール、特に締め切りは、時間単位で決める。例えば「午前10時までに提出」や「午後6時にチェックバック」のように、時間を事前に決めておくのです。そうすれば、当日連絡がつかない、待たされるといったトラブルが減り、よりスムーズな進行できます。

余計な仕事を増やさない

公開日直前で細かい修正が発生する時、やりとりのミスは致命傷になりかねません。修正事項は画面をキャプチャーして、具体的な内容を書き込みましょう。そして、そのファイルは、修正後の最終確認にも重要な資料となります。

当たり前のこと、簡単なことは、慣れるとつい省略しがちになります。しかし、面倒だと感じるポイントを逃さず、お互いのやりとりに曖昧さを残さないことが、プロジェクトをスムーズに進めるコツなのです。